En vigueur depuis 2018 en Europe, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) encadre le traitement des données personnelles dans un contexte d’utilisation accrue du numérique. Dans la continuité de la loi française Informatique et Libertés promulguée en 1978, le RGPD implique davantage de responsabilité, de transparence et de confiance pour toute opération portant sur des données à caractère personnel des usagers. Il encadre ainsi, par des obligations d’information et de consentement, leur collecte, leur conservation, leur transmission et leur consultation. En entreprise, le service RH est en première ligne sur les questions de conformité au RGPD.
Coffre-fort numérique: Gardez au même endroit vos documents RH
Choisir d’avoir un coffre-fort numérique pour votre entreprise vous donne l’accès à une organisation irréprochable de l’ensemble de vos documents comptables ou RH . Souvenez-vous de l’époque des archives papiers dans des grands cartons ? D’ailleurs il existait une pièce dédiée « la fameuse salle des archives »
Videz complètement cette pièce et mettez vos documents les plus précieux dans un coffre-fort électronique accessible tous les jours et à tout moment. Gagnez en sécurité et en rapidité dans vos recherches.
La gestion numérique se fera simplement comme un porte-document classique, vous pourrez ranger, classer trier vos documents administratifs, contrats, factures etc. Tous vos fichiers seront dématérialisés dans un espace de stockage online.
Dans votre coffre-fort numérique vous pouvez dématérialiser des documents administratifs comme des KBis ou pièces d’identités, devis , facture contrats, des bulletins de salaire etc.
Chacun des documents intégrés doit être conservés selon la législation
- Bulletins de salaires : 3 ans de conservation
- Contrat de travail, prime , solde de tout compte, documents civils et sociaux : 5 ans de conservation
- Factures clients et fournisseurs : 10 ans de conservation
- Documents fiscaux : 6 ans de conservation
Si votre entreprise ne respecte pas ces délais , elle risque une amende de 10 000€ selon l’article 1734 du Code Général des impôts.
Coffre-fort électronique: des économies à en perdre la vue
Combien de documents envoyés vous par jour? 50,100
Combien de documents envoyés vous par jour? 50,100? Ces documents administratifs attendant une signature sont une perte d’argent pour votre société. Avec un coffre-fort numérique vous pourrez faire signer numériquement des documents et vous ne serez plus obligé d’imprimer et mettre sous pli vos enveloppes. Votre empreinte carbone sera aussi abaissée et vous allez ressentir rapidement les économies de papiers et de transport. La dématérialisation de documents dans un coffre-fort numérique est un atout pour les entreprises actuelles.
Soyez dans les règles avec une solution d’archivage en ligne
Même si pour le moment il n’y’a pas d’obligation àdétenir un coffre-fort numérique au seind’une entreprise il faut garder en tête certaineslégislations sur les processus d’entreprise, comme les échéances attendues sur la dématérialisation des factures. Aujourd’hui par exemple, l’employeur se doit de remettre un bulletin de salaire numérique ou papier à son salarié. Il faut donc gérer et archiver de façon sécurisée des documents importants pour la vie d’une entreprise. C’est pourquoi le coffre-fort électronique proposé par DoLIdémat est certifié NF461, c’est-à-dire conforme avec les normes AFNOR Z42-013 et ISO 14641-1, normes relatives aux modalités de mise en œuvre du service de coffre-fort numérique pour garantir une meilleure sécurité et gestion des documents administratifs d’entreprise.Combien de documents envoyés vous par jour? 50
