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Pourquoi mettre en place
un coffre-fort numérique ?

L’utilité d’un coffre-fort numérique

Un coffre-fort numérique est un outil digital hautement sécurisé qui permet de stocker et protéger des documents importants. Une solution efficace pour les dirigeants afin de dématérialiser et sécuriser le stockage des documents importants de l’entreprise ou de leurs salariés. Grâce au Coffre-fort Numérique vous avez la possibilité d’intégrer plusieurs types de documents.

Un espace de stockage dématérialisé

Installer un coffre-fort numérique au sein de votre organisation vous permettra d’abord par sa fonction première de stocker vos données importantes et ainsi pouvoir les protéger dans un espace sécurisé. Sa mise en place n’est pas négligeable puisqu’il pourrait servir également aux dirigeants qu’aux salariés. Pour les salariés, le coffre-fort numérique permet de rassembler dans un unique espace des documents personnels, tel que la fiche de paie, le contrat de travail etc…

Pour l’entreprise, le coffre-fort numérique offre une diffusion des documents professionnels comme des factures, des contrats, tout en gardant un seul espace sécurisé. Le coffre-fort certifiera alors leur origine, leur intégrité, leur traçabilité et leur valeur juridique.

Un gain de productivité

Cette mise en place aura un impact positif sur votre productivité notamment par un soulagement pour le Service RH dans les missions telles que l’impression de bulletins de paies. Grâce au coffre-fort le service RH n’aura plus qu’à éditer et déposer les bulletins de paies dans le coffre-fort électronique adéquate. Fini la perte de temps dans les recherches de papier à droite et à : tous les documents seront disponibles dans un seul et mettre endroit. Avec le coffre-fort électronique vos documents seront classés, trier et organiser tout en étant sûr de leur validité et de leur authenticité.

Des économies à en perdre la vue

En optant pour la dématérialisation de vos documents importants, vous verrez forcément une réduction conséquente de vos frais d’impressions. La dématérialisation du papier vous donnera aussi une belle image d’entreprise moderne qui vit avec son temps tout en d’adaptant aux nouvelles formes de travail dû à la limite de l’usage de matériaux consommables.

Le coffre-fort numérique : des avantages à la clé

Le coffre-fort numérique dispose de nombreux avantages non négligeables pour les entreprises :

  • Accessible pour tout type d’entreprise

Que ce soit une entreprise de BTP ou une agence d’évènementielle, les besoins de protection et de gestion administrative restent les mêmes. Dans un coffre-fort numérique il est possible de mettre plusieurs documents administratifs. Il s’agit d’un lieu pratique et sécurisé.

  • Une communication facilitée

Un coffre-fort électronique permet une meilleure communication. Lorsqu’un document RH est déposé sur le coffre-fort le salarié reçoit une notification par SMS ou par e-mail. Il peut vérifier à tout moment les documents dans son coffre. Plus besoin de chercher partout votre collaborateur dans l’entreprise

  • La sécurité des données

Le contrôle d’accessibilité aux documents peut également faire partie des avantages du coffre-fort. Effectivement, seulement les personnes autorisées et ayant un mot de passe sécurisé peuvent accéder au coffre-fort numérique. Un point de plus pour la protection des données et/ou documents importants de l’entreprise.

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