Témoignage : Novo Corp choisit le bulletin de paie et la signature électronique avec DoLIdémat

Au service et à l’écoute des entreprises, les solutions de dématérialisation de DoLIdémat permettent de dématérialiser le traitement des documents de votre société. Soucieux de l’adoption de leurs nouveaux outils digitaux, DoLIdémat s’est entretenu avec Charlotte de Novo Corp sur la dématérialisation des bulletins de paie, la signature électronique et l’utilisation du coffre-fort numérique Digiposte.

Pour Novo Corp, priorité à l’agilité !

Charlotte : Novo Corp, est une TPE créée en avril 2017, l’activité de l’entreprise se définit par la communication sur les canaux de l’audiovisuel, internet et les réseaux sociaux. L’entreprise propose ses services pour les collectivités publiques : mairies, ministères, régions, offices de tourisme. L’activité de l’entreprise implique l’embauche régulière d’intermittents, des contrats courts provoquant un important turn-over.

« Nous avons besoin d’être très réactifs dans notre métier et dans notre activité, donc nous avons besoin d’utiliser des solutions qui sont très réactives également. »

De combien de personnes est composé votre effectif permanent ?

Charlotte : Nous sommes 8 permanents, et nous embauchons entre 8 à 12 intermittents par mois sur des contrats très courts (1 à 5 jours), c’est à peu près notre volume de personnel tous les mois. Cela entraîne des actions administratives assez contraignantes et longues. C’est pourquoi il m’a fallu trouver une solution rapidement.

Et au niveau du fonctionnement de la société, concernant les valeurs et les spécificités que souhaitez mettre en avant, quelles seraient-elles ?

logo novo corp

Charlotte : Nous essayons d’adopter une démarche éco-responsable, par exemple nous optimisons et rentabilisons au maximum les déplacements. A l’ère du digital, nous prenons le soin d’éviter toutes impressions inutiles, et nous travaillons beaucoup en télétravail. Toutes ces actions éco-responsables nous permettent de faire des économies.

Bulletins de paie et signature électronique : Novo Corp mutualise les services de dématérialisation pour son service RH.

Quel chemin et quelle réflexion avez-vous eu dans votre recherche de solutions ?

Charlotte : Je suis la personne chargée de l’administratif de l’entreprise. Je produis les bulletins de paie, les contrats ainsi que les déclarations des salariés à distance. Donc le but du jeu était de trouver une solution qui soit dématérialisée, légale et qui respecte toutes les normes en vigueur. Dans une expérience antérieure de salariée je faisais partie d’un grand groupe qui utilisait Digiposte comme coffre-fort numérique et j’étais très satisfaite de son utilisation. Ainsi en évoluant chez Novo Corp j’ai cherché un prestataire qui pouvait mettre en place cette solution et je vous ai rencontré.

« Le but du jeu était de trouver une solution qui soit dématérialisée, légale et qui respecte toutes les normes en vigueur

Les objectifs étaient donc d’obtenir un gain de temps et que vos signatures de contrats soient en conformité légale ?

Charlotte : Oui, nous souhaitons être à la fois conforme et gagner du temps pour l’administratif. Pour information, avant d’avoir la solution de signature électronique, nous envoyons les contrats de travail par e-mail et en PDF. La signature employeur était déjà présente mais l’attente de la contre signature pouvait être très longue.

Nous sommes contents de pouvoir gagner ce temps précieux dans le recrutement des collaborateurs avec la signature électronique des contrats.

Avez-vous fait certains comparatifs avec nos concurrents qui proposaient peut-être également un coffre-fort collaborateur tel que Digiposte et pour quelles raisons avez-vous choisi DoLIdémat ?

Charlotte : Non je n’ai pas eu besoin de faire de comparatif car notre premier contact a été très bon. J’ai su dès le début que je pouvais avoir confiance. Les tarifs de vos solutions sont compétitifs et accessibles pour des TPE comme nous. Cela a été aussi décisif dans mon choix.

Le processus de formation et de mise en place a-t-il été compliqué pour votre société ? La durée était-elle assez correcte ?

Charlotte : Complètement raisonnable, pour la solution bulletin de paie, j’ai choisi le paramétrage à réaliser en autonomie, la formation en elle-même est assez courte.  J’ai commencé fin février et l’envoi des premiers bulletins a été fait dès mars. La formation est courte et intuitive.

Et au sujet de votre première utilisation de la solution, quelle étape vous a marquée le plus ? Qu’est-ce qui vous a paru être le plus compliqué pour votre premier envoi de bulletin par exemple ?

Charlotte :  Il est vrai que j’appréhendais l’envoi des premiers bulletins dématérialisés. Et pourtant tout s’est très bien passé grâce aux nombreux points de contrôle présents dans la solution. En plus votre équipe était présente à mes côtés pour m’épauler durant cet envoi.

Concernant vos salariés, comment-ont-ils perçu ce changement dans l’entreprise ?

Charlotte : Nous avons des employés qui commencent à parfaitement exploiter Digiposte, les intermittents du spectacle par exemple, ce sont des populations volatiles et multi-employeurs qui réalisent énormément de contrats journaliers. Certains nous disent qu’ils apprécient la solution pour la simplification des échanges. Nous avons de vrais retours très positifs. Cependant, je ne vous cache pas que certains sont assez hostiles et préfèrent une remise en main propre des documents papiers, il est également nécessaire d’avoir une solution pour les satisfaire.

« Nous avons de vrais retours, très positifs »

La relation entre Novo corp et IDooWA vous satisfait-elle ?

Charlotte : Nous avions un vrai besoin de dématérialisation des procédures administratives. Auparavant, je réalisais les contrats 2-3 jours à l’avance et nous n’étions pas dans les temps. Avec les solutions de dématérialisation je gagne en productivité, en réactivité et en efficacité ! Notre administratif est inattaquable, vis-à-vis de nos salariés, et c’est votre solution qui nous permet cela, c’est top !

Je suis très satisfaite de ce partenariat et je n’hésiterai pas à recommander la plateforme.