Dans un contexte de digitalisation de la société, la transformation numérique des entreprises passe par la dématérialisation des factures et des bulletins de salaires, ainsi que par la validation des contrats et documents administratifs au moyen de la signature électronique. Dans ce contexte de digitalisation globale des process, l’archivage électronique à valeur probante s’impose également comme une solution nécessaire. Il passe par l’utilisation d’un coffre-fort virtuel, qui permet le stockage des données en ligne de manière sécurisée, durant toute leur durée légale de conservation.
Qu'est ce qu'un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un système d’archive enligne qui peut s’adresser aux entreprises, collectivités et particuliers. Il a pour fonctionnalités principales le stockage, l’archivage, la consultation et la distribution des documents dématérialisés. Espace de stockage sécurisé en ligne, le coffre-fort électronique permet la réception des bulletins de paie dématérialisés, la conservation des factures, des contrats, mais aussi des attestations et documents fiscaux.
Tous les documents importants à conserver sont ainsi centralisés et consultables à tout moment. Utile aux particuliers à qui il simplifie la gestion des documents administratifs, le coffre-fort en ligne est aussi une solution pratique pour les entreprises de toutes tailles, notamment pour les services RH : le coffre-fort virtuel facilite la distribution des fiches de paie aux salariés, évitant la mise sous pli de chaque bulletin.
Les grandes fonctionnalités des solutions d’archivage en coffre numérique couvrent ainsi les besoins des micro-sociétés comme des TPE, PME et plus grandes entreprises:
- La conservation des documents dématérialisés.
Pour la sauvegarde des documents professionnels et personnels dans un espace de stockage unique en ligne, hautement sécurisé.
- L’automatisation de la distribution des documents
Une connexion du SI de l’entreprise avec le coffre numérique permet d’envoyer en toute simplicité et en masse les feuilles de paie et autres documents RH.
- La dématérialisation et la centralisation des documents
Les documents et factures peuvent être numérisés en étant photographiés par smartphone puis conservés en ligne de manière à rester disponibles pour consultation depuis n’importe quel appareil (PC ou mobile).
•La simplification de la gestion administrative.
Le coffre-fort numérique permet la classification, la sauvegarde, la recherche et le partage de tout contrat, pièce manuscrite scannée et dossier électronique.
Les objectifs de la mise en place d'un stockage en ligne
Opter pour un coffre-fort numérique en entreprise avec un archivage en ligne avec valeur probante a pour premier objectif la protection de vos données les plus importantes . Effet associé, vous allez pouvoir gagner de la place dans vos locaux en récupérant l’espace dédié à l’archivage. Vous pourrez aussi observer un gain de productivité immédiat, avec la disparition ou la nette diminution des tâches manuelles de mise sous pli, de photocopie et de gestion du courrier papier.
Les gains de temps obtenus avec le coffre-fort en ligne ont aussi pour origine la nouvelle facilité avec laquelle vous pourrez retrouver un document, avec la certitude de sa validité et de son authenticité. Les échanges des documents en interne comme en externe sont également simplifiés et accélérés. Enfin, l’usage de consommables (papiers, encres, colles, etc.) est considérablement réduit.
Les usages professionnels d'un coffre-fort électronique
Le coffre-fort numérique est utile à tous les niveaux de gestion d’une entreprise. Le cas échéant, l’expert-comptable peut disposer d’un accès direct à tous les documents utiles au suivi de la compatibilité de l’entreprise. Les actionnaires ou administrateurs peuvent également consulter les comptes de résultats avant le vote, ainsi que tous les procès-verbaux des réunions. Vos partenaires gagnent ainsi en autonomie dans leur accès aux informations. Les salariés disposent également d’un espace personnel dédié sur lequel les services RH déposent les documents qui les concernent.
Chacun a le droit de refuser l’archivage électronique et de continuer à recevoir ses documents par papier. Le coffre-fort numérique peut enfin permettre la création d’un espace dédié aux fournisseurs ou clients, pour simplifier l’échange de RIB, de bons de commande validés ou à valider, de factures à régler ou payées.
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