Avec l’essor du numérique et sa généralisation à tous les niveaux de la société, la dématérialisation s’est imposée comme un passage incontournable pour les entreprises et administrations. L’évolution de la législation va pleinement dans le sens d’une digitalisation des process et d’une dématérialisation des process documentaires : le bulletin de salaire dématérialisé constitue ainsi la norme depuis 2017, tandis que 2024 est l’année de pleine entrée en vigueur de l’obligation de réception de la facture électronique. Année charnière, 2023 est donc le moment idéal pour prendre le virage de la dématérialisation !
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation désigne le remplacement des supports d’information papier (donc matériels) par des formats numériques. Si le concept n’a jamais autant fait parler de lui, les origines de la dématérialisation remontent pourtant déjà aux années 60 et aux premières disquettes, dont la transmission s’avérait plus légère qu’un document de plusieurs centaines de pages. Le développement d’internet a bien sûr impulsé une nouvelle dynamique au processus de dématérialisation qui touche aujourd’hui tous les secteurs : celui des documents RH en entreprise et des factures, mais aussi celui de la musique, des jeux, des œuvres littéraires, des examens, des courriers, de l’archivage, de la contractualisation (signature dématérialisée) ou encore de la monnaie.
La dématérialisation présente des atouts écologiques et économiques, entraînant une diminution des consommables et des couts de conservation des documents. Elle facilite et fiabilise aussi la transmission des données. En France, les administrations entrent pleinement dans l’ère de la dématérialisation en 2012, avec l’entrée en vigueur de la dématérialisation des procédures de marchés publics initiée en 2001. Cette même année, les administrations françaises sont à même de recevoir des factures dématérialisées.
Deux ans plus tard, un premier calendrier est proposé pour la généralisation de la facturation électronique, fixant à 2020 l’obligation des entreprises de toute taille à émettre des factures dématérialisées à destination de l’État et des établissements publics. Le déploiement de la facturation électronique entre entreprises s’étalera ensuite entre 2024 et 2026. Un calendrier identique est prévu pour l’e-reporting, autre secteur concerné par la dématérialisation.
Enfin, depuis 2017 et la loi Travail, la fiche de paie dématérialisée est devenue la norme, tandis que sa version papier reste une exception qui peut être fournie sur demande expresse du salarié.
Du bulletin de salaire à la facturation : digitalisez vos actions
La dématérialisation n’a pas pour seul enjeu le remplacement du papier et donc le passage d’un support matériel à un support immatériel. Elle implique aussi une digitalisation et une automatisation des process.
La dématérialisation entraîne donc un changement profond des pratiques, à tous les niveaux de gestion de l’entreprise. Parce qu’elle facilite les échanges, fiabilise le traitement des données et permet l’automatisation de nombreuses tâches, la dématérialisation s’accompagne d’un net gain de productivité.
Du côté de la gestion RH par exemple, le bulletin de paie dématérialisé assure une transmission sécurisée et entraîne un allègement organisationnel dans l’entreprise. Les relations sociales sont fluidifiées grâce à la suppression des erreurs humaines et la garantie de fiches de paie délivrées dans les temps. Des économies importantes sont également réalisées, ainsi qu’une réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise. De même, la signature électronique offre une sécurité renforcée, une réduction des coûts et une amélioration des délais.
La dématérialisation d’une facture présente également plusieurs avantages, parmi lesquels la réduction des coûts et des délais de traitement, le renforcement de la traçabilité des opérations et l’amélioration de la satisfaction client.
Les avantages de la solution DoLIdémat
Solution de dématérialisation pour les entreprises, DoLIdémat a pour atout sa simplicité et sa sécurité. Pour négocier à la perfection le virage de la dématérialisation dans votre PME, bénéficiez de logiciels intuitifs et simples à mettre en place dédiés à la dématérialisation des bulletins de paie, à la transmission des factures clients, à l’e-signature et à l’archivage.
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