La dématérialisation des documents et la sécurité numérique sont devenues une priorité pour les entreprises. Comment gagner du temps sur les processus et en même temps garder une sécurité dans les données renseignées ? La Panière des Aravis nous apporte son témoignage dans la mise en place des solutions DoLIdémat adaptées à sa problématique.
La dématérialisation sécurisée des bulletins de salaire : l’objectif numéro 1
Bonjour Coraline, pouvez-vous présenter votre entreprise en quelques phrases ?
Coraline : Je suis responsable ressources humaines et gestion de la paie pour l’entreprise Panière des Aravis. Créée en 1993, il s’agit d’un groupe franchisé de l’enseigne « La panière », spécialisée dans la vente de pain, de pâtisseries et de snacking. Le siège de l’entreprise est situé à Annecy. On compte aujourd’hui 5 points de vente présents sur la Haute-Savoie et qui regroupent un petit peu moins de 50 salariés. Principalement située sur la région, l’enseigne possède un esprit familial avec un personnel assez jeune. Nous nous développons peu à peu vers Lyon mais également sur les départements de l’Ain et du Rhône.
Quel a été votre besoin principal en termes de dématérialisation ?
Coraline : Avant d’internaliser les paies, nos bulletins de paie étaient réalisés et distribués par notre expert-comptable. Nos employés utilisaient déjà Digiposte comme coffre-fort numérique. Notre société souhaitait garder tous les biens faits de ces logiciels. Ainsi, j’ai décidé de trouver une solution qui m’offrait l’ensemble de ces prestations. Grâce à des démonstrations claires j’ai choisi votre solution DoLIdémat
Coraline : Premièrement, notre entreprise adopte une démarche éco-responsable, alors nous souhaitons limiter au maximum nos impressions papiers.
Ensuite, nous souhaitons faciliter la gestion des bulletins de salaires. Nous ne pouvons plus envisager d’envoyer l’ensemble des bulletins par courrier à tous nos employés. C’est une grande perte de temps ! De plus, nous avons des équipes jeunes équipées de smartphone, les démarches sont plus simples, car tout peut se faire via leur téléphone.
Il fallait aussi que cela reste simple pour nos employés. Comme ils possédaient déjà un compte Digiposte, c’était facile : il n’y a pas eu de délai de formation ou de mise en route. De plus, pour toutes les nouvelles inscriptions, un tutoriel est envoyé automatiquement par mail. Ainsi, les recrues sont rapidement autonomes. Bien entendu, nous laissons le choix aux salariés d’accepter ou non la dématérialisation de leur bulletin de paie.
“La mise en place a été rapide et facile car nos salariés connaissaient déjà Digiposte”
Quels retours de vos salariés avez-vous eu sur l’utilisation de Digiposte ?
Coraline : Au départ cela a été un peu compliqué car nous avions externalisé la gestion des bulletins de paie dématérialisés. Il y a eu des erreurs dans les envois et nous devions faire l’intermédiaire entre le salarié et la plateforme externe.
Certains de nos salariés avaient perdu confiance dans la solution de distribution dématérialisée. Dès l’internalisation de cette fonction, nous avons réussi à convaincre à nouveau et plus facilement les salariés des bénéfices de l’utilisation de Digiposte. Aujourd’hui, nous pouvons leur apporter un réel accompagnement dans leurs démarches. Il reste tout de même des personnes frileuses qui souhaitent garder leurs habitudes.
Pour ma part, depuis l’internalisation je me connecte une fois par mois sur DoLIdémat afin de réaliser l’envoi des bulletins. J’ai un meilleur suivi notamment sur les nouvelles inscriptions des salariés. Je peux aussi plus facilement identifier les indicateurs clés de réussite. C’est beaucoup plus rapide et plus fluide.
“Avec Digiposte, nous pouvons apporter un vrai accompagnement à nos salariés”
Une formation rapide pour s'adapter à l'outil DoLIdémat
Combien de temps a duré la mise en place la solution ?
Coraline : Le processus de mise en place a été très rapide : j’ai pris contact avec vous en janvier et dès février les premiers envois ont été réalisés. J’ai choisi de suivre la formation en e-learning. Les explications étaient très claires et faciles à reproduire. Bien entendu, il faut être attentif car les vidéos sont riches en information. Le fait de réaliser cette formation en autonomie permet également de se familiariser rapidement avec la solution.
Quel a été votre ressenti sur la durée de la formation ?
Coraline : J’ai effectué la formation en 1 journée. Je savais que si je n’arrivais pas à la terminer dans la journée je pouvais la continuer le lendemain. Nous pouvons vraiment évoluer à notre rythme.
Les premiers mois étaient un peu compliqués, notamment avec le format des bulletins qui variaient selon ce que l’on choisissait. Au début quand le fichier ne marche pas il faut refaire le format donc je reprenais le fichier de la formation mais maintenant tout est très bien paramétré. En 5 min tout est prêt ! Le salarié reçoit son bulletin 2h après.
Votre équipe est très réactive à la moindre demande. Nous avions un souci sur la gestion des bulletins pour plusieurs établissements avec des SIRET différents et en quelques heures, le problème était réglé. L’équipe a bien pris le temps avec moi de faire des tests également donc c’était parfait ! Depuis, tout fonctionne et nous n’avons plus eu à faire appel à vous
Après 6 mois d’utilisation, êtes-vous satisfaite des solutions DoLidémat et Digiposte?
Coraline : Je suis satisfaite des solutions. Après plusieurs utilisations je commence à gagner du temps dans ma gestion des bulletins de paie. Avec vos solutions Dolidémat et Digiposte nous savons que l’envoi des bulletins est plus sécurisé !