La dématérialisation des documents : quels enjeux ?
La dématérialisation des documents en entreprise répond à plusieurs enjeux, d’ordre environnementaux, mais aussi de productivité.
Des données d’entreprise à sécuriser de bout en bout
Étape incontournable de la digitalisation des entreprises, la dématérialisation passe par la numérisation des documents papiers, ainsi que par la sécurisation électronique de leur conservation, de leur accès et de leur partage. La dématérialisation des factures s’inscrit ainsi dans une démarche de digitalisation de l’ensemble des processus documentaires —production, partage, validation, conservation, consultation, archivage —qui fluidifie la gestion administrative en entreprise.
Des économies d’action et un gain de productivité
Enjeu économique majeur, la dématérialisation des documents résout les problèmes de temps et d’espace que posent la gestion et l’archivage du format papier. La signature électronique et l’archivage numérique, notamment, conduisent respectivement à l’accélération des processus et à un gain d’espace dans les locaux. La dématérialisation des factures permet ainsi à l’entreprise de réaliser des économies (au niveau des consommables comme des ressources humaines) et de gagner en productivité.
Vers une obligation de dématérialisation des factures
Par ailleurs, adopter une solution de dématérialisation des factures répond désormais à une exigence légale. Depuis 2020, toutes les entreprises françaises doivent adresser leurs factures à l’État ou aux collectivités territoriales sous format électronique. La réglementation sur la dématérialisation des factures prévoit une généralisation progressive (2026) de la digitalisation des process de facturation à l’ensemble des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Ériger la dématérialisation des factures en obligation poursuit plusieurs buts :
- Le renforcement de la compétitivité des entreprises
- La simplification des obligations déclaratives
- L’amélioration de la détection de fraude
Quels sont les avantages de la numérisation des factures ?
Au-delà de la mise en conformité légale, généraliser la facture dématérialisée clients et fournisseurs apporte aux entreprises plusieurs avantages notables. La suppression du papier d’abord, avec à la clef une double réduction du coût des consommables et de l’impact environnemental des activités administratives : les factures peuvent être générées sous format PDF et envoyées par voie dématérialisée (par e-mail ou sur une plateforme dédiée). Un gain de temps et d’argent, ensuite, au niveau du traitement, des délais de paiement, du stockage et de l’archivage des factures.
Une solution de dématérialisation des factures permet d’automatiser les opérations manuelles, notamment les saisies répétitives, la datation, la signature et l’intégration comptable.
L’entreprise en retire un bénéfice direct, en observant une réduction des erreurs et des litiges, ainsi qu’un allègement considérable des tâches administratives au profit de tâches à plus haute valeur ajoutée. Lorsqu’une facture n’est pas conforme, la solution identifie l’erreur, bloque l’envoi et vous notifie. La digitalisation de l’ensemble du cycle de facturation entraîne une optimisation des échanges et de la transmission des informations. Le temps de livraison et d’encaissement des factures est également réduit, accroissant naturellement la compétitivité de l’entreprise.
L’accélération et la fluidification des process permises par la facture électronique offrent enfin aux entreprises une meilleure réactivité, avec une possibilité de gestion en temps réel de leur trésorerie. Trois grands bénéfices sont ainsi assurés par la dématérialisation des factures :
- L’accélération des traitements grâce à un envoi rapide sur un canal adapté au client
- Le suivi et la traçabilité des états, avec la possibilité de consultation permanente des factures envoyées
- La conformité légale et la sécurité, grâce à des solutions d’envoi et d’archivage sécurisées, conformes aux règles comptables et fiscales en vigueur
Un processus de dématérialisation simplifié avec la plateforme DoLI
La plateforme de dématérialisation des factures DoLI vous permet d’anticiper la généralisation de l’obligation d’émission des factures de manière dématérialisée, à laquelle seront soumises en 2026 les entreprises françaises de toutes tailles. Davantage encore, le logiciel de dématérialisation des factures vous fait gagner en efficacité en optimisant vos process et en simplifiant vos traitements comptables. La solution DoLI se distingue par ses fonctionnalités intelligentes, au service de votre souplesse avec :
Une distribution multicanale permettant l’envoi des factures électroniques par email signé RGS, par courrier rematérialisé ou via la plateforme ChorusPro selon le profil de votre destinataire
- Une compatibilité avec tous les formats de factures et toutes les solutions logicielles d’édition de factures
- Un archivage dans un coffre-fort numérique ( Docaposte ) hautement sécurisé du groupe La Poste, avec une conservation garantie de 11 ans
- Une aisance d’intégration à votre SI, avec une connexion directe à votre ERP Sage 100 et un catalogue d’API permettant une intégration personnalisée à tout autre logiciel de facturation.
La plateforme de dématérialisation des factures DoLI est une application SaaS accessible de partout et à tout moment. Personnalisable aux couleurs de votre entreprise, elle se paramètre en une journée seulement. La facturation est mensuelle et calculée au réel consommé, sans minimum de facturation.
La solution s’adapte ainsi aux fluctuations d’activités de votre entreprise et à son évolution. Après un contact par téléphone ou par email, la mise en place de la solution est parfaitement accompagnée : elle commence par un rendez-vous de démo gratuit et personnalisé, sans engagement, qui vous permet de prendre connaissance des fonctionnalités de la plateforme. Si la solution vous séduit, un devis vous est proposé. Les équipes DoLI se chargent de former vos équipes au paramétrage de la plateforme et vous communiquent vos identifiants de connexion. Vous bénéficiez, pour cet accompagnement, d’un interlocuteur unique, que vous conservez ensuite pour l’assistance et le suivi