Dans un contexte de généralisation de la digitalisation des process, encouragé au niveau réglementaire par la loi Finance qui programme l’obligation progressive de dématérialisation des factures, la signature électronique est un passage incontournable de la transition numérique. Plus de 50 % des entreprises de plus de 500 salariés en France l’ont déjà adoptée. Vous craigniez encore de sauter le pas ? DoLIdémat vous explique les différents niveaux de signature électronique et leur valeur juridique
La signature électronique : l'incontournable de la dématérialisation
La valeur juridique de la signature électronique est tout simplement la même que celle de la signature physique. Pour la signature de documents courants en entreprise, comme les contrats commerciaux, les contrats de travail et leurs avenants, les contrats de bail, les bons de commande et devis, la signature dématérialisée permet donc un gain de temps sans perte de fiabilité. Lors du parcours de signature, le dossier de preuve de la signature numérique est renforcé par l’utilisation du code OTP (One Time Password), un code à usage unique et éphémère que le signataire reçoit sur son mobile personnel afin de valider sa signature et de prouver son identité. Il existe d’autres mesures de sécurité qui peuvent renforcer encore la valeur juridique de la signature dématérialisée dans des contextes particuliers (contrats à plus haut risque juridique). Loin de mettre en péril la reconnaissance juridique de vos contrats, la signature numérique renforce donc la fiabilité de vos transactions en même temps qu’elle simplifie les process !
Les valeurs juridiques par types de signature
Le règlement européen eIDAS, qui vient compléter la loi française sur la valeur juridique de la signature électronique, distingue 3 niveaux de signature à privilégier selon le contexte d’utilisation :
- La signature simple (mais attention, pas simpliste !)
Associée à un dossier de preuve permettant d’identifier le signataire, la signature numérique simple est utilisée pour les documents à risque juridique limité, qui ne nécessitent pas de protocole avancé ni qualifié pour renforcer leur valeur juridique. C’est le type de signature dématérialisée le plus utilisé, particulièrement adapté en entreprise à la signature des documents commerciaux et documents RH.
- La signature avancée
La signature avancée est utilisée dans le cadre d’importantes transactions financières (contrats de crédits, ventes immobilières, assurances-vie, etc.) : le contrôle de l’identité du signataire est renforcé par la vérification de sa pièce d’identité.
- La signature qualifiée
Niveau de sécurité le plus élevé, la signature qualifiée est une signature numérique précédée d’un contrôle de l’identité du signataire de visu et de la remise d’une clé de signature personnelle. Ce niveau de reconnaissance juridique est uniquement nécessaire pour la signature de documents à taux de risque très élevé, comme les actes d’avocat ou les opérations bancaires internationales. (intra-UE).
Les documents d’entreprises, RH comme commerciaux, ne nécessitent pas de protocole avancé ni qualifié. La valeur juridique de la signature électronique de premier niveau, avec dossier de preuve, vous assure la reconnaissance légale de la transaction ou de l’accord en cas de litige.
La signature électronique vue par DoLIdemat
DoLIdémat signatures est une solution simple et sécurisée qui apporte de la fluidité à vos process. La signature des documents se fait sur une plateforme sécurisée qui facilite le suivi de l’avancement des signatures et qui permet la signature en mobilité.
Parce que nous savons que la sécurité est un enjeu clé de la confiance numérique, DoLidémat vous accompagne dans votre transformation digitale avec une solution certifiée aux nombreuses garanties : marque de Docaposte, le certificat électronique Certinomis qualifié au niveau européen et conforme au RGS (référentiel général de sécurité) assure l’identification du consentement des signataires et lie les signatures numériques aux documents horodatés.
Notre partenariat avec DocaPoste vous permet également de bénéficier d’une solution d’archivage sécurisée de vos documents signés numériquement, dans des conditions conformes aux normes ISO 27001 et 9001, ainsi qu’au règlement européen eIDAS. Avec la solution de signature dématérialisée DoLidémat, vous bénéficiez d’une application SaaS disponible à tout moment et sur tout support informatique, personnalisable aux couleurs de votre entreprise et paramétrable en une journée seulement.
Simplifiez vos parcours de signature des contrats de travail, baux, mandats SEPA, devis, bons de commande et contrats commerciaux, avec une solution conforme au RGPD, compatible avec votre environnement et vous offrant une gestion avancée des droits d’accès et des rôles utilisateurs. Prenez rendez-vous pour une démo !