La signature électronique des documents est devenue une obligation pour les entreprises. Gagner en temps et en efficacité est aujourd’hui la priorité de nombreuses sociétés. DoLIdémat s’est entretenu avec Victor de GIPES sur le sujet de la signature électronique et sur leurs retours d’expériences.
Pour GIPES, priorité à l'environnement !
DoLIdémat : Bonjour Victor, pouvez-vous me présenter le GIPES ?
Le GIPES, également connu sous le nom de Groupement d’intérêt public des établissements de santé, est une organisation regroupant plusieurs hôpitaux. Ces établissements mettent à disposition leur personnel pour former les futurs professionnels paramédicaux. Parmi les membres du GIPES, on retrouve les centres hospitaliers de Montfavet, d’Avignon, de Cavaillon et d’Apt. Le groupe comprend différents types d’agents tels que des administratifs, des techniques et des médicaux qui agissent en tant que formateurs. Notre objectif est de former des infirmiers, des ambulanciers, des aides-soignants et des auxiliaires de puériculture. Nous accueillons environ 1000 étudiants et employons environ 60 agents. En tant que responsable du service informatique, logistique et technique de cette structure, j’ai une petite équipe de quatre agents. Nous sommes responsables de la gestion de toutes les tâches non pédagogiques.
Quelles sont les valeurs ou spécificités que les GIPES ont ?
Victor : Notre principale préoccupation est de former les élèves et les étudiants qui seront les futurs professionnels. Nous sommes conscients des difficultés actuelles que rencontrent les hôpitaux pour recruter des infirmiers et des aides-soignants. Notre objectif est de veiller à ce que leur parcours d’études se déroule sans accroc. Cela implique de garantir le bon fonctionnement de l’outil informatique et de créer un environnement confortable dans nos installations, où ils se sentent à l’aise. Nous nous efforçons d’être performants, c’est pourquoi nous aimons expérimenter de nouvelles technologies.
“Récemment, nous avons adopté les signatures électroniques, ce qui nous permet d’être en avance par rapport aux autres. Lorsque ces innovations fonctionnent, nous en sommes ravis, car elles facilitent la vie de nos étudiants et la nôtre.”
Comment les étudiants choisissent leur formation ?
Victor : Ils viennent souvent chez nous grâce au bouche-à-oreille. Par exemple, si ce sont des étudiants en soins infirmiers, la plupart d’entre eux sont passés par Parcoursup pour nous sélectionner sur la plateforme. Je pense que le GIPES bénéficie d’une bonne notoriété sur les réseaux sociaux.
Nous sommes réputés pour offrir un environnement de travail confortable et accueillant, avec une équipe attentive et des installations de qualité. Notre espace vert est un atout majeur, avec des pratiques écologiques telles que l’éco-pâturage, ce qui contribue à créer un environnement agréable.
Signature électronique : GIPES souhaite les services de dématérialisation pour son service RH.
Quel a été votre réflexion et le chemin suivi dans votre recherche de solutions ?
Victor : Depuis plusieurs années, nous avons adopté une approche écologique dans nos actions. J’ai mentionné précédemment notre engagement envers l’éco-pâturage, mais nous cherchons également des solutions écologiques à tous les niveaux. Nous avons mis en place un système de recyclage pour de nombreux éléments dans nos locaux tels que le papier, les ampoules, les piles et le verre. Nous faisons de notre mieux pour recycler tout ce qui peut l’être. Notre démarche est vraiment axée sur l’environnement. Nous sommes conscients de la nécessité de progresser et de changer nos habitudes, c’est pourquoi nous nous engageons dans cette voie.
Nous avons constaté que la signature de conventions de stage avec les étudiants, avec trois exemplaires par étudiant pour un total de 1000 étudiants, génère une énorme quantité de papier. Nous avons donc décidé d’abandonner le papier, car cela ne nous apporte rien, et de passer à une solution dématérialisée, car nous savions que cela était possible. Étant déjà en partenariat avec les Editions CoMPAGNoNS, nous avons souhaité continuer à travailler avec eux, et cette solution de dématérialisation était en projet à ce moment-là. Nous avons fait preuve de patience et l’avons attendue, et nous sommes aujourd’hui très satisfaits de son utilisation.
“Cette démarche avait donc à la fois une dimension écologique à ses débuts et répondait également aux besoins technologiques des étudiants.”
Avez-vous fait des comparatifs avec nos concurrents qui proposaient la signature électronique ? Et pour quelles raisons avez-vous choisi DoLIdémat ?
Victor : Étant déjà en partenariat avec Les Editions CoMPAGNoNS, nous avons été informés de la signature électronique par l’intermédiaire d’une de vos collègues. Cependant, nous avons également exploré les solutions proposées par d’autres concurrents, mais elles nous semblaient moins performantes. Nous ne souhaitions pas avoir la contrainte de tout effectuer en ligne. Cela aurait nécessité un investissement supplémentaire en termes de formation, tant du côté informatique que de celui des utilisateurs. Nous avons donc cherché à simplifier les choses en utilisant le logiciel TAI (logiciel d’automatisation du traitement des flux documentaires), avec lequel nous sommes familiers, et en collaboration avec nos partenaires. Cela nous a grandement facilité la mise en place de l’application. Une fois que nous avions la solution TAI, tout était en place et il n’y avait pas grand-chose à faire. Le mécanisme est d’une grande simplicité, similaire à celui de la signature électronique.
Qu’avez-vous pensé de votre première utilisation de la solution Dolidémat ?
Victor : Nous étions émerveillés par le processus, car nous avions effectué tous nos tests, ce qui signifie qu’il n’y avait pas de surprises pour nous. Tout s’est déroulé parfaitement : le document est arrivé sans problème, l’étudiant a reçu un e-mail avec les différentes instructions, il a utilisé la fonction de signature et saisi son compte. Tout s’est déroulé sans problème. Au fil du temps, la personne chargée de lancer la signature des conventions a suivi leur progression en ligne. Elle a vraiment apprécié d’obtenir en temps réel la validation de lecture et la confirmation. Habituellement, elle devait s’installer dans une salle, convoquer les étudiants individuellement et les faire signer un par un.
Elle a donc trouvé extrêmement confortable de pouvoir rester dans son bureau, d’envoyer les conventions à signer et de recevoir au cours de la journée les signatures.
Combien vous-êtes à utiliser Dolidémat chez les Gipes ?
Victor : Actuellement, deux secrétaires s’occupent de la gestion des stages, c’est donc elles qui l’utilisent, elles étaient par ailleurs très demandeuses de cette solution et avaient hâte de débuter sur ce logiciel. L’objectif est que les autres secrétaires, qui s’occupent d’autres documents tels que le règlement intérieur, envoient le règlement à signer pour septembre. Dans les semaines à venir, nous allons donc commencer à travailler avec les autres secrétaires afin de pouvoir envoyer le règlement aux étudiants avant la rentrée prochaine.
Comment était l’accompagnement en cas de soucis technique ?
Victor : Chaque fois que nous avons rencontré un problème, j’ai réussi à obtenir une assistance en ligne immédiatement ou j’envoyais simplement un e-mail et j’obtenais une réponse rapide. Les délais étaient raisonnables car je n’ai jamais été bloqué pendant plus de 24 heures.
“C’est agréable de faire partie de cette aventure, de participer au lancement du logiciel et de voir ses améliorations au fil du temps.”
Quel est votre ressenti global sur cette solution ?
Victor : Je ressens un sentiment très positif, car il n’y a aucun aspect négatif. C’est vraiment très agréable, car à chaque étape, que ce soit au début du projet ou pendant sa réalisation, nous avons toujours reçu de l’aide et un suivi. Nous percevons que vous êtes à l’écoute, que ce soit en ce qui concerne la partie commerciale ou le service après-vente. De mon côté, cela me procure une tranquillité d’esprit, car je sais qu’il y a une équipe qui gère toutes les situations derrière.