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Un coffre-fort numérique est un outil digital hautement sécurisé qui permet de stocker et protéger des documents importants. Une solution efficace pour les dirigeants afin de dématérialiser et sécuriser le stockage des documents importants de l’entreprise ou de leurs salariés. Grâce au Coffre-fort Numérique vous avez la possibilité d’intégrer plusieurs types de documents.

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Choisir d’avoir un coffre-fort numérique pour votre entreprise vous donne l’accès à une organisation irréprochable de l’ensemble de vos documents comptables ou RH. Souvenez-vous de l’époque des archives papiers dans des grands cartons! D’ailleurs il existait une pièce dédiée «la fameuse salle des archives». Videz complètement cette pièce et mettez vos documents les plus précieux dans un coffre-fort électronique accessible tous les jours et à tout moment. Gagnez en sécurité et en rapidité dans vos recherches.

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Dans votre boîte mail vous allez recevoir le document prêt à signer. Il se peut qu’il arrive directement dans vos Spams ou courriers indésirables, faites attention.

Vous pouvez cliquer directement sur le bouton dans le mail reçu afin de signer le document. Une fenêtre prévue à cet effet s’ouvrira pour vous permettre de signer le document. Si l’option est activée, vous devrez renseigner le code OTP (One Time Password) reçu par SMS sur votre mobile. Ce code permet une plus grande sécurité pour les documents et les données. Une fois le document signé vous pourrez fermer la fenêtre. A la fin du workflow de signature, vous recevrez par email le document signé par toutes les parties et vous pourrez le télécharger. Simple et efficace, c’est DoLIdémat

C’est très simple ! Première étape vous vous connectez à la plateforme DoLIdémat.

Ensuite, vous glissez le document à signer avec les annexes ou pièces jointes dans la zone prévue à cet effet. Vous indiquez les coordonnées du ou des signataires. Vous apposez les zones de signature sur le document et vous envoyez le tout.
Après cet envoi, vous avez un suivi de l’état de signature des documents et pouvez faire des relances pour les retardataires. Vous pourrez ensuite télécharger ou archiver vos documents. Seulement quelques clics et le tour est joué !

DoLI.signature vous permet un gain de temps et d’efficacité considérable en plus d’une accélération des délais de contractualisation et d’une réduction des coûts. Le faisceau de preuve et de traçabilité des opérations est renforcé et vous évoluer sur une plateforme moderne répondant aux usages numériques du quotidien.

Avec DoLI.signatures, pas de surprises. Le coût unitaire de la signature n’est ni lié au nombre de pages du document, ni à son poids en ko. La taille et le poids de votre document sont illimités. Vous pouvez donc ajouter autant de pages, annexes et pièces jointes que nécessaire dans votre contrat.

Pour envoyer une invitation aux signataires par mail, il faut renseigner une adresse mail. Il faudra rajouter dans votre charte RGPD la garantie de ne pas utiliser cette adresse à des fins commerciales.

Le règlement eIDAS, applicable depuis le 1er juillet 2016, le règlement européen e-IDAS (electronic Identification And trust Services) vient compléter la loi française. Le règlement eIDAS vise à instaurer un mécanisme de reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique des États membres sur l’ensemble des services en ligne des autres États membres.

La signature électronique est valide grâce au certificat électronique Certinomis, géré par le groupe DOCAPOSTE. La signature est horodatée, scellée et dispose d’une date certaine. De plus, elle est liée aux documents signés et l’identification du consentement des signataires est demandé.

La signature simple est un des niveaux de signature défini dans le règlement eIDAS. La signature simple ne veut pas dire simpliste. Elle est idéale pour les documents dont le risque juridique est limité, la signature simple garantit l’intégrité du document après signature et est associé à un dossier de preuve permettant de prouver l’identité du signataire. Elle est particulièrement adaptée pour les documents RH ou commerciaux.

L’interface de signature électronique DoLIdémat est totalement responsive. Elle s’adapte au support sur lequel vous ouvrez votre document : ordinateur, tablette ou mobile. Il est donc tout à fait possible de procéder à la signature d’un document sur tout type d’écran.

La signature électronique a le même statut que la signature physique. Toutefois, selon le risque juridique et financier, il est parfois utile de réfléchir au niveau de signature nécessaire. Quoi qu’il en soit, pour les documents courants de l’entreprise, contrats de travail, avenants, contrats commerciaux, la signature simple est tout à fait adaptée, d’autant qu’il est possible de renforcer le dossier de preuve notamment grâce à l’OTP.

Le code OTP (One Time Password), est un code unique reçu par sms par le signataire. Il doit être saisi lors du parcours de signature et vient renforcer le dossier de preuve de la signature électronique.

Le délai légal de conservation des factures, papiers comme électroniques, est de 10 ans. Avec le coffre-fort numérique Arkhinéo, nous vous proposons d’archiver vos factures de façon probante pendant 11 ans afin de prendre en compte les périodes fiscales et années civiles.

Deux solutions sont proposées : envoi par email sous forme de pièce jointe ou bien envoi d’un email contenant un lien de téléchargement.

La plateforme DoLIdémat est en lien direct avec l’annuaire Chorus Pro.Toutes les factures sont contrôlées afin de vérifier la cohérence entre les codes services identifiés sur les documents et leur référencement sur Chorus Pro.Les factures non conformes ne sont pas envoyées. Vous êtes alertés au moment de la validation des envois (factures en erreur).

La plateforme DoLIdémat est multi-société. Vous pourrez renseigner les informations de chacune des sociétés et envoyer les factures correspondantes à chaque société vers vos clients.

Oui, c’est possible ! La plateforme DoLIdémat est connectée à la plateforme Chorus Pro.

L’extension pour Sage 100cloud v6 et + vous offre la possibilité d’importer automatiquement vos factures en un clic, sur le bon canal, au bon moment. Avec la reconnaissance intelligente des documents, DoLIdémat identifie le canal de distribution de vos factures (email, courrier ou ChorusPro).

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